Gruppenleiter-Zugang
TOP FIVE MANAGER
So heißt das vom Jugendhotel Aicher und seinen Partnerhotels in der Top Five Gruppe eigens entwickelte Programm zur Planung und Organisation von Sommer- und Wintersportwochen. Der Top Five Manager bietet dem Gruppenleiter Zugang zu sämtlichen Informationen wie Stundenpläne, Ausrüstungslisten, Teilnehmerlisten, Gruppeneinteilung, Kücheninformationen uvm. Zudem ist es möglich sämtliche Daten zu bearbeiten und Aktivitäten selbständig aus- oder abzuwählen.
Online-Zugang in das System des Top Five Manager
Gruppenleiter, Betreuer und Lehrkörper können sich online in das Top Five Manager System einloggen. Beim Login-Typ ist "Gruppenleiter" zu wählen. Die Zugangsdaten "Username" und "Passwort" erhaltet ihr vom Jugendhotel Aicher. Diese sind in die dafür vorgesehenen Felder einzutragen. Mit einem Klick auf "Anmelden" seid ihr auf der Startseite des Top Five Managers.
Dort könnt ihr An- und Abreisezeitpunkt und das erste Essen wählen. Zudem könnt ihr euch dort Notizen schreiben, oder Notizen für das Jugendhotel Aicher sichtbar machen. Wichtig sind auch die Diätinformationen für die Küche. Praktisch ist die E-Mail-Funktion, wo sämtlicher Email-Verkehr mit dem Jugendhotel Aicher gespeichert ist.
Teilnehmer erfassen
Am linken Bildschirm-Rand könnt ihr aus verschiedenen Bereichen wählen. Unter "Teilnehmer und Buchung" ist es möglich alle Teilnehmer zu erfassen. Entweder können die einzelnen Namen manuell eingegeben werden. Für viele ist es einfacher eine Excel-Vorlage herunter zu laden und dort alle Teilnehmer zu erfassen. Per "Copy & Paste" könnt ihr diese Daten dann schnell und einfach ins System übertragen.
Aktiv- und Sportprogramm wählen
Im Bereich "Auswahlassistent" werden sämtliche Teilnehmer gelistet, die zuvor manuell eingegeben oder über eine Excel-Datei importiert worden sind. Im Dropdown-Menü von "Aktivitäten hinzufügen" und "Package hinzufügen" können einzelne Wunschaktivitäten oder ein individuelles Package oder vorgefertigte Packages gewählt werden. Nachdem die Auswahl gespeichert ist muss das Package den Teilnehmern zugewiesen werden um einzelne Aktivitäten pro Teilnehmer wählen zu können.
Am besten wird die Auswahl der Teilnehmer zuvor über einen vom Jugendhotel Aicher generierten Auswahlbogen erfasst und dann im Top Five Manager System eingetragen.
Stundenplanung und Übersicht
Sobald alle Teilnehmer ihre Aktivitäten gewählt haben (Achtung Mindestteilnehmerzahl beachten!) und die Auswahl im System eingetragen ist, werden die Aktivitäten vom Jugendhotel Aicher in Absprache mit den Partnern geplant und in der Wochenplanung eingetragen. Wenn der Stundenplan von allen Partnern bestätigt wurde erhalten die Gruppenleiter eine Bestätigung und eine Stundenplan-Übersicht.
Die Übersicht und die Ausrüstungslisten können vom Gruppenleiter auch selbst generiert und als PDF Dokument abgerufen werden. Hierzu am linken Bildschirmrand "Listen" wählen und das gewünschte Dokument auswählen.
Gruppen- und Personenbezogene Abrechnung
Der Gruppenleiter erhält vom Jugendhotel Aicher bei Anreise für alle gewählten Aktivitäten und Ausflüge Voucher zur bargeldlosen Bezahlung. Im Laufe der Woche werden die Teilnehmerzahlen pro Aktivität und Ausflug angepasst und in das System eingetragen. Am Ende der Woche wird anhand dieser Daten abgerechnet und eine Rechnung ausgestellt.
Auf Wunsch kann ein Lieferschein für die gesamte Gruppe oder für jeden einzelnen Teilnehmer erstellt werden. Dies ist besonders bei Wintersportwochen praktisch, um den Gruppenleiter die Abrechnung des Skiverleihs zu erleichtern.
